Ziel:
Entwicklung einer strategischer Kommunikationsplanung sowie Aufbau und Abstimmung der internen Kommunikation.
Kunde:
Europäische Umweltagentur, Kopenhagen.
Ausgangssituation:
Die Europäische Umweltagentur (EUA) ist eine Agentur der Europäischen Union, deren Aufgabe es ist, fundierte, unabhängige Informationen über die Umwelt bereitzustellen. Die EUA unterstützt eine nachhaltige Entwicklung, indem sie durch die Bereitstellung von aktuellen, zielgerichteten und verlässlichen Informationen für politische Entscheidungsträger sowie Öffentlichkeit dazu beiträgt, spürbare und messbare Verbesserungen in der Umwelt in Europa zu erreichen.
Dementsprechend hat der Kunde eine komplexe Struktur mit vielen spezialisierten Teilbereichen innerhalb der Organisation, die alle unterschiedliche Ziele und Kommunikationswege haben. Die Weitergabe und das Ineinandergreifen von Informationen und einzelnen Projekten bleibt zuweilen auf der Strecke.
Informationen sollen künftig zuverlässig und unabhängig in allen Bereichen (Entwicklung, Umsetzung, Bewertung der Umweltpolitik) und allen Abteilungen zur Verfügung gestellt und der Informationsaustausch untereinander verbessert werden.
Unsere Umsetzung:
Im Mittelpunkt des Projekts stand der Informationsaustausch zwischen den Fachabteilungen und der Kommunikationsunit. Im Fokus haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie neue Strukturen innerhalb der Umweltagentur geschaffen werden können, die auch in Zukunft den Informationsfluss zwischen den Units unterstützen, ohne den ohnehin komplexen Arbeitsalltag zu erschweren. Es ging jedoch nicht nur um starre Strukturen, sondern auch darum, die Mitarbeiter beim Projekt mit „an Bord“ zu holen, um ein Verständnis dafür zu schaffen, warum ein gesunder Informationsfluss wirklich notwendig ist und wie dieser zu einer effektiveren Arbeit beiträgt. Denn nur wenn auch die Mitarbeiter diese Veränderungen mittragen, werden die Verbesserungen nachhaltig sein.
Konkret haben wir für die Umsetzung folgende Instrumente
eingesetzt:
- Durchführung von abteilungsübergreifenden Workshops und Trainings, um alle Team-Mitglieder ins Boot zu holen
- Gemeinsame Entwicklung zentraler Kern-Botschaften (wofür steht das Unternehmen, welche Werte gibt es)
- Entwicklung und Erarbeitung einer neuen Kommunikationsstrategie mit allen Teams
- Passend zur Strategie gemeinsame Festlegung der relevanten Kanäle
